La cessazione del rapporto di lavoro pone il tema della gestione degli strumenti informatici aziendali assegnati al dipendente e, in particolare, dell’accesso ai dati ivi contenuti da parte dell’ex lavoratore.
Ai sensi dell’art. 15 del GDPR (Regolamento generale sulla protezione dei dati), ogni interessato ha il diritto di sapere se sono trattati dati personali che lo riguardano e di ottenerne copia.
Tale diritto continua a sussistere anche dopo la cessazione del rapporto di lavoro e riguarda tutti i dati riferibili al lavoratore.
Di conseguenza, rientrano nell’ambito di accesso anche le informazioni contenute nella casella di posta elettronica aziendale e nei dispositivi informatici assegnati, nella misura in cui includano dati personali.
L’account di posta elettronica aziendale nominativo, pur essendo uno strumento di lavoro, costituisce un ambiente nel quale transitano informazioni riconducibili al lavoratore.
Non appare conforme al dettato normativo una distinzione aprioristica tra contenuti personali e professionali utilizzata per limitare l’accesso.
Il titolare del trattamento non può procedere a una selezione discrezionale delle comunicazioni da fornire, ove queste contengano dati personali riferibili all’ex dipendente.
Il diritto di accesso incontra limiti nella tutela dei diritti di terzi e nella protezione del patrimonio informativo aziendale.
Eventuali restrizioni devono essere adeguatamente motivate e rispettare i principi di necessità e proporzionalità.
Non risultano ammissibili limitazioni generiche, dovendo il datore di lavoro dimostrare la legittimità delle eventuali esclusioni.
La corretta gestione della materia richiede l’adozione di misure organizzative adeguate, tra cui informative chiare, policy sull’utilizzo degli strumenti informatici e definizione dei tempi di conservazione dei dati coerenti con le finalità del trattamento.
Lo Studio resta a disposizione per eventuali chiarimenti.
